Statussen

Binnen de financiële module kunnen er meerdere statussen aan een prestatie gegeven worden. Deze statussen zijn afhankelijk van waar de prestatie zich bevindt binnen een proces. Binnen het proces zijn er 4 kleuren:

Blauw: in afwachting van een actie
Geel: wachten op retour na actie
Rood: afgekeurd
Groen: eindstatus / afgerond. Het is nog mogelijk om deze te wijzigen indien gewenst.

Binnen de kleuren zijn er één of meerdere statussen:

Blauw

In deze status staat de prestatie klaar om gedeclareerd te worden bij de verzekeraar of gefactureerd aan patiënt of organisatie. Deze prestaties zijn succesvol door het interne validatieproces gekomen.  

Een prestatie met de status corrigeer vraagt om een (handmatige) correctie. Denk hierbij aan ontbrekende of incorrecte gegevens van de patiënt of financiële afhandeling van de prestatie. Dit zijn prestaties die niet door het interne validatieproces zijn gekomen of die door de financieel medewerker handmatig op ‘Corrigeer’ zijn gezet.

Vanuit de status Afgekeurd kan de status handmatig op Nabetaling worden gezet. Deze status kan worden gebruikt als een verzekeraar na overleg de prestatie alsnog handmatig overmaakt.

Geel

De status in Afwachting is een automatische status tussen declareer en verzonden. Deze status is zichtbaar als het systeem bezig is de declaratie aan verzekeraar(s) te verwerken. Na verwerking zal de status automatisch veranderen naar verzonden.

Na het declareren van de prestaties zal de status, na in afwachting, automatisch worden gewijzigd naar verzonden. De prestaties zijn in afwachting van retourinformatie vanuit de zorgverzekeraar.

Rood

Een prestatie met de status Afgekeurd vraagt om een interne correctie of contact met de verzekeraar. Bij de prestatie worden de via Vecozo ontvangen foutmeldingen getoond, bijvoorbeeld de patiënt is niet bij de ingestelde verzekeraar verzekerd of is overleden.

Groen

Prestaties met de status Afgehandeld zijn automatisch na verwerking van de retourinformatie van de verzekeraar in het systeem aangemerkt als ‘Afgehandeld’.
Patiënt-prestaties worden na het aanmaken van de factuur direct op de status ‘Afgehandeld’ gezet. Hetzelfde geldt voor prestaties waarbij de financiële afhandeling op ‘EHIC’ of ‘Organisatie’ is gezet

Prestaties die niet in rekening worden gebracht kunnen op ‘Niet declareren’ worden gezet. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer een benodigde correctie niet (meer) mogelijk is of wanneer wordt besloten een prestatie niet in rekening te brengen. Als een prestatie op Niet declareren wordt gezet, moet altijd een reden worden opgegeven.

De status Oninbaar kan gebruikt worden als een prestatie wel gedeclareerd zou moeten worden, maar dit niet meer mogelijk is. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer een passant niet meer getraceerd kan worden.

Boekhoudkoppeling

Bij gebruik van een automatische koppeling met een boekhoudpakket is het volgende van belang:

• Na het geven van de opdracht ‘Declareer’ of ‘Factureer’, wordt een debetboeking aangemaakt in het boekhoudpakket.
• Na het geven van de opdracht ‘Correctie interne factuur’, op een prestatie in de status Afgekeurd, wordt een creditboeking aangemaakt in het boekhoudpakket. De prestatie zelf wordt teruggezet naar de status Corrigeer, waarna deze aangepast en opnieuw verwerkt kan worden.